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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Wie Finanzierungskosten in die Rückstellungsbildung einfließen

Im Jahr 2012 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass Finanzierungskosten (= Zinsen) für Archivräume selbst dann in Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen einfließen dürfen, wenn die Anschaffung oder Herstellung der Räume poolfinanziert war.

Im Jahr 2012 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass Finanzierungskosten (= Zinsen)für Archivräume selbst dann in Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlageneinfließen dürfen, wenn die Anschaffung oder Herstellung der Räume poolfinanziert war.

Hinweis: Von einer Poolfinanzierung ist die Rede, wenn der Unternehmer seine gesamtenliquiden Eigen- und Fremdmittel in einem Pool verwaltet, um daraus sämtliche Aufwendungenseines Geschäftsbetriebs zu finanzieren.

Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) weist in einer ausführlichen Verfügung daraufhin, dass dieses Urteil allgemein anwendbar ist. Darüber hinaus geht es etlichen Detailfragen zurRückstellungsberechnung nach. Folgende Aspekte sind hervorzuheben:

  • Kosten der Poolfinanzierung dürfen nur dann in die Rückstellung einfließen, wenn schon dieursprüngliche Anschaffung oder Herstellung der Archivräume poolfinanziert war. Hat derUnternehmer seine Archivräume durch unmittelbar zuzuordnende Einzelkredite finanziert, kann er den Räumen direkt die Zinsen aus eben jenem Einzelkredit zuordnen.

  • Nach der BFH-Rechtsprechung besteht die Vermutung, dass sich der auf die Archivräumeentfallende Zinsaufwand nach der Fremdkapitalquote des Finanzierungspools im Zeitpunktder Anschaffung oder Herstellung berechnet. Diese damalige Quote darf der Unternehmernicht einfach anhand der aktuellen Quote schätzen. Er darf die ursprüngliche Quote aberdurch geeignete Berechnungen (z.B. Verlauf der branchenspezifischen Fremdkapitalquote inden letzten Jahren) von der aktuellen Quote ableiten.

  • Das BayLfSt äußert sich außerdem dazu, wie das Absinken des Fremdkapitalanteils und derRückgang des Gebäudewerts bei der Rückstellungsberechnung zu berücksichtigen sind. Auch macht es Aussagen zum handelsrechtlichen (Höchst-)Ansatz der Rückstellung.

Hinweis: Die Ausführungen in der Verfügung sind für den Laien nicht ohne weiteresverständlich. Hilfreich ist aber ein Fallbeispiel, in dem das BayLfSt schrittweise die einzelnenFinanzierungskosten berechnet, indem es auf den anteiligen Buchwert der Archivräume, dieFremdkapitalquote und den durchschnittlichen Passivzinssatz zurückgreift.